鲁布革电厂:抓好四个重点,做好文秘工作

信息来源:鲁布革电厂 发布时间:2013-05-20

字号:T | T

  多年来,鲁布革电厂办公室认真贯彻落实网企业及企业办公室系统工作会议精神,以深入开展“一体化、创先进”活动为契机,切实加强办公室职能履行,扎实抓好文秘文档、公关接待等工作,办公室整体工作水平不断提升。在文秘方面,鲁布革电厂主要通过以下措施来促进提高。

  一、抓好四个重点,加强文稿写作
  文稿起草是文秘工作的核心,综合文稿作为一个单位贯彻上级要求的重要载体、工作情况的真实反映、领导班子思路意图的文字体现、推动工作的引导文件,具有很强的政策性、权威性、严肃性、引导性、操作性,地位极其重要。因此文稿起草的质量是衡量一个单位文秘工作的重要指标,提高文稿质量的重要性不言而喻。

  提高文稿起草水平,从鲁布革电厂的经验来看,关键在于工作机制的完善和人员素质的提升,重点应从规范一个程序、把握两个关键、培育三股“劲”、增强四种能力四个方面入手。通过规范一个程序、把握两个关键,完善文稿起草机制;通过培育三股“劲”、增强四种能力,提升文秘人员素质。

  (一)规范一个程序
  一篇综合文稿从收集材料、谋篇布局、落笔成篇、讨论修改到审核定稿,通常会历经一个不断推翻、反复修正的过程,合理的起草程序能够保障文稿起草的主要方向和写作重点,减小“推倒重来”的几率,减少“大幅修改”的次数,提高起草的效率。对于大型综合文稿,鲁布革电厂办公室严格按照接收任务、领会意图、组织人员、收集资料、拟制纲目、领导审阅、起草文稿、讨论修改、审核定稿的程序规范起草。同时,办公室作为撰稿、统稿的中枢,应充分发挥好龙头作用,抓好组稿质量管控,对文稿架构有清晰的思路、对素材选择有明确的重点、对参与部门有具体的要求,引导、统筹好参与部门的工作,确保文稿起草有序规范。

  (二)把握两个关键
  1.深刻把握内情。主要包括三点:一是研究吃透上情,二是准确把握下情,三是领会领导意图。吃透上情是指熟悉网企业和企业的发展现状、未来规划,当前的工作重点、工作要求。准确把握下情是指掌握基层工作的真实情况,了解基层员工的思想状态。领会领导意图是指正确理解把握领导的思路、意见和要求。做好这三点,关键是要增强工作的敏锐性、针对性,主动性、预见性。

  2.熟悉了解外情。秘书承担着为领导提供参谋和助手的责任,必须具备思维的广度和常识的厚度,应当打开思维、放宽眼光,将视角从本企业移开,站在更高的角度、更广的维度,用发展的眼光,思考本企业在行业的定位和存在的差距。只有对国家电力规划、电力行业动态、同类型企业的信息有所了解和掌握,才能找准企业的位置、明确努力的方向,也才能履行好秘书的职责。同时,还应高度关注企业的社会影响。

  (三)培育三股“劲”
  1.激情创业的干劲。文秘工作很具挑战性,充满激情才能干出成绩。作为文秘,应当身怀敢为人先的气概,鼓足干劲将工作当作事业来做,在工作中敢想、敢干,以事业体现价值。当然也应注意方法,应当巧干而不能一味蛮干。

  2.百折不回的韧劲。干文字工作,工作难、任务重,文稿通不过、修改次数多,甚至挨领导批评的情况难免发生。作为文秘,应当具备百折不回的韧劲,面对挫折,不哀声叹气、不妄自菲薄,用挫折激发斗志,知难而进、奋发有为。

  3.耐苦静心的稳劲。“静心养智,浮躁失度”、“人不磨,难成材”。由于工作性质,秘书工作一般精神苦、身体累,但非常锻炼人。作为文秘,应禁得起磨练,耐得住摔打,静得下心态,受得住寂寞,以吃苦磨练意志、超越自我。

  (四)增强四种能力
  1.学习能力
  综合文稿比的是思想深度、看的是理论高度、要的是可行程度。从本质上讲,综合文稿的目的是引导和推动工作,只有富含思想、理论扎实、稳妥可行的文稿才能称之为优秀文稿。文秘人员没有深厚的底蕴、较高的境界,很难“厚积薄发”撰写出优秀的文稿。而底蕴的丰实,主要靠的还是学习。因此,千万不能放松学习,放松学习等于放弃进步。更重要的是,当前正处于大变革、大发展时期,可怕的不是不学习,而是别人学得比你多、比你快。对于学习,大家认为应重点通过四种途径,掌握两个方法。

  四种途径:一是多读书,通过读书启发思维、充实思想。读书应各有侧重,根据资料类型,选择不同读法。归纳起来就是:泛读综合书籍,熟读专业书刊、细读上级文件、精读工作报告、研读领导讲话。读书应养成习惯,做到两个坚持:坚持每天读书,倡导文秘人员每天至少读书半小时;坚持累积心得,倡导“每有一得,即述笔端;日积月累,洋洋大观”的理念。二是多培训,结合文秘岗位特点,立足内训、积极外培。部门领导认真“传、帮、带”,通过传经验、授方法、作点评,帮助文秘人员增长经验、提升能力。珍惜外培机会,采取内部上课的方式对培训效果进行“考试”,增强培训实效。三是多调研,在调研中学习常识,摸清情况,掌握事情的来龙去脉、前因后果,为后续工作提供依据。可以综合采取实地走访、会议座谈、文字调研等方式,关键是要细化调研大纲,善于抓住重点,获取关键信息,客观分析信息。四是多请教,主要是向领导请教。领导都有着深厚的积淀,思想境界高、看问题深刻透彻,向领导学习是实现提高的重要方式。请教不应拘于形式,可以通过参会聆听领导讲话,可以通过谈话获取常识,可以透过工作学习经验等等。

  两个方法:一是“拿来主义”,就是对一些成熟的、普遍适用的经验方法,直接应用,提高效率。二是“兼容并蓄”,就是对一些不适于直接应用的经验方法,在深刻理解其内涵的基础上,结合实际,转化应用。

  2.实践能力
  实践是检验学习实效的“大考堂”,是转化学习效果的“加工厂”,经过实践才能学以致用、用以促学。提高实践能力,重点在于练好“三项基本功”。

  积累素材的基本功。庞大、系统的资料库是文秘的备忘录和启示录,建立资料库对于文秘工作非常重要。积累资料应重视日常收集,突出重点内容,主要是上级企业的工作思路和重点,领导的讲话要求,上级和本单位的大事要事、工作与众不同的地方、重要的工作措施、工作的亮点、存在的问题等。此外,政府工作报告、其他电力企业的重要文稿、经典文章等也可适量收集。素材的整理应注重系统性,可以根据企业工作板块,分别建立根、子目录,将各种素材进行归类、合并、建立链接,形成内容集中、覆盖全面、相互联系的资料网络。素材的形式也很多样,可以是文章、剪报、资讯、图表等,对于一些重要得纸质资料,还应扫描保存。

  组织材料的基本功。组织材料犹如“排兵布阵”,也就是对材料进行布局谋篇和提炼综合。关键是要把功夫下在平时,勤总结、勤练笔。应经常对积累的材料进行分析、总结、提炼,把大的素材浓缩成一个个的小“信息块”,便于写作时使用。珍视每一篇“小材料”、“豆腐块”的写作,在不断的练习中,摸索结构搭建的方法,积累材料组织的经验,提高文稿写作的能力。鲁布革电厂坚持每月编发工作简报,除了回顾工作、储备资料外,对文秘水平的提升也起到了积极的促进作用。

  反复雕琢的基本功。很多的精品文章都是精雕细琢的结晶。一次成文且质量上乘固然是文秘人员追求的目标,但缺乏对文章反复雕琢的功底,将很难实现上述目标。练好雕琢文章的基本功可以通过三种基本方式:一是在文稿初成后不断地修改完善,重点对主旨句、逻辑关系、表述准确、连接转换等进行推敲改善。二是有意识的“回头看”,通过回头看既能优化文稿,又能锤炼水平。三是积极与内容相同或相似的高质量文章进行对比,在比较中思考差距,在比较中学习方法。

  3.总结能力
  总结就是将离散的、浅层的、感性的事实、情况、问题或认识经过归纳提炼,上升为系统的、深刻的、理性的观点或结论。总结能力对于文秘人员十分重要,是考量文秘水平的一把尺子。总结贯穿于学习和实践的始终,不断总结有助于快速提高。做好总结工作,一要掌握实情,关键是做好日常的资料积累,为总结工作提供充足的事实基础。二要抓住重点,对掌握的资料进行筛选,找出独有的东西、突出的地方、不同的情况、典型的事件等关键点,起到提纲掣领的效果。三要归纳提炼,透过表象深挖内涵,穿过凌乱直取关键,放过次要抓住主要,化零散为系统,化隐性为显性,将好的方法凝练为经验,将好的做法优化为机制,将散的成效归纳为成绩。四要力求准确,总结讲求实事求是,应该概括准确、符合实际,不能刻意拔高、无限放大或是有意缩小,重点是拟好主旨句,用简练、准确的语句将中心内容反映出来。

  4.创新能力
  “文无定法,量体裁衣”。文章有了新意,可读性就会增强,吸引力也将大大增加。秘书虽然是受命写作,但领导工作很忙、时间有限,领导的精力也主要用于分析大势、谋划大事。很多时候,领导仅是提出大概的方向和想法,作为秘书必须要有完整体现领导意图的能力,这是一个创造的过程,也是一个创新的过程。提高创新能力,应做好三点:一是意识新。对新政策和新要求反应快、消化快,对新问题和新情况发现快、掌握快,保持意识始终走在前沿,时刻把握企业各阶段的工作中心。二是思路新。看待问题、解决问题,有新见解、新想法,不老生常谈,不墨守成规,不人云亦云。三是方法新,也就是要新颖独特。结合实际,积极借鉴新经验、融合旧方法是推陈出新的一种重要方式。四是形式新。内容新十分重要,形式新也有必要,文章的结构形式和表达形式都应不断创新。当然,创新也是有条件、有基础的,不能一味盲目创新。创新产生于全面的研究调查,产生于深入的分析思索,产生于扎实的工作实践,只有夯实了工作基础,才可能实现切合实情、有意义、有价值的创新。

  二、抓好三个关键,加强督查督办
  督查督办是确保决策落地、任务落实的重要环节,也是文秘工作的一项重要内容。要切实当好“督查员”,认认真真抓好落实。

  (一)确保责任落实
  做好督促检查的第一个关键是确保责任落实。鲁布革电厂明确专人主抓落实,积极参加周例会、月例会、领导下基层等会议,认真梳理会议任务安排和领导工作要求,及时编制督办任务单,做到真督实查,推动责任部门按时完成任务。

  (二)抓住督查重点
做好督促检查的第二个关键是抓住督查重点。应牢牢把握领导最关心、员工最关注、反响最热烈的重点、难点和热点问题,全年的核心任务,各个阶段最重要、最紧要的工作,以及对全年目标任务完成影响甚大的关键环节。

  (三)强化过程管控
做好督促检查的第三个关键是强化过程管控。督查的目的是落实任务、干好工作,督查是过程,考核是结果。应增强工作主动性,将督查关口前移,积极与责任部门沟通联系,管控督办进度,抓好工作落实。

 

 

 

 

 

关于大家联系大家网站地图 | 企业邮件
XML 地图 | Sitemap 地图